Tedarikçiden gelen dosya her sabah 07:30’da geliyor. O yüzden akış da her sabah 07:45’te çalışsın — toplantıda kurulan cümle genellikle bu.
Cümle mantıklı, ama iki farklı yolu tek yol sanıyor. SAP’ye yazma tarafında dosya kaynaklı aktarım ile veritabanı kaynaklı aktarım aynı tetikleyiciyi kullanmaz; bu ayrımı bilmemek proje planında sessiz bir boşluk bırakır.
Dosya yolu kullanıcı tetikler, SQL yolu zamanlanır
Dosya tabanlı aktarım kullanıcı tetiklidir. Proje ekranından bir CSV veya TXT dosyası yüklenir, kodlama, ayırıcı ve başlık ayarlarıyla okunur, eşleme uygulanır ve satırlar paketler hâlinde SAP’ye gönderilir. Yükleme bir kayıt numarası döndürür; ilerleme ve sonuç akış kayıtlarından izlenir. Bu yol zamanlanmaz, dosyayı yükleyen bir kişi olmak zorundadır.
Haricî SQL kaynaklı aktarım ise görev altyapısı üzerinden zamanlanabilir. Kaynak bir veritabanı tablosu veya aktifleştirilmiş bir sorgu olduğu için akış insan müdahalesi olmadan çalışır.
32 MB sınırı ve CSV/TXT dışındaki biçimler
Dosya yolunda bilinmesi gereken iki sınır var. Yükleme üst sınırı 32 MB’dir ve okuma CSV/TXT ayrıştırıcısıyla yapılır; Excel dosyası bu yolun kapsamında değildir. Dosya içeriği işlem sırasında sunucu belleğinde tutulur, yani büyük dosyaları bölmek plana baştan yazılmalı.
Bu sınırlar genellikle sanıldığından az sorun çıkarır. Asıl sorun çıkaran şey biçim değişkenliğidir: sütun sırası kayan, bazen başlık satırı gelen bazen gelmeyen dosyalar. Kodlama, ayırıcı ve başlık ayarları proje tanımında saklandığı için aynı dosya tipi her yüklemede yeniden tanımlanmaz; değişen şey dosyanın kendisidir. Her yükleme ayrı bir kayıt bırakır, yani hangi dosyanın ne zaman yüklendiği geçmişten izlenebilir.
Hazırlık tablosu, otomasyonun gerçek koşulu
Gerçekten insansız bir gece akışı istiyorsanız dosyanın önce bir veritabanı tablosuna inmesi gerekir. Yaygın çözüm şudur: kurumun mevcut dosya alma süreci dosyayı bir hazırlık tablosuna yazar, SAP’ye yazan proje da o tablodan okur. Zamanlama böylece SQL kaynaklı akış üzerine kurulur.
Ama her süreç otomasyon istemez. Bazı akışlarda dosyayı yükleyen kişi aynı zamanda içeriğini kontrol eden kişidir; o kontrolü kaldırmak bir kazanç değil, bir risk transferidir. Yükleme adımını bilinçli olarak insanda bırakmak da geçerli bir karardır.
Kararı üç soru netleştirir:
- Dosya her zaman aynı biçimde mi geliyor? Değişken sütun düzeni, otomatik akışı en çok bozan şeydir.
- Yükleme öncesi bir onay adımı gerekiyor mu? Gerekiyorsa kullanıcı tetikli yol bir eksiklik değil, bir kontroldür.
- Hata durumunda kim bakacak? İzleme sahibi belirlenmemiş bir zamanlanmış akış, sessiz veri eksikliğine dönüşebilir.
Her iki yolda da hedef tarafındaki kurallar aynı kalır: anahtar temelli güncelleme tekrar çalıştırmayı güvenli kılar, bir paket hata verdiğinde önceki paketler SAP’de kalır ve denetim alanları satırın ne zaman geldiğini söyler.
Bu üç soruyu cevaplamadan otomasyon tartışmasını açmaya değmiyor. Cevapları çıkarın, bize gönderin; hangi yolun sizin süreç sahibinize uyduğuna birlikte karar verelim ve gerekiyorsa hazırlık tablosunu aynı oturumda tasarlayalım.